Qu’est-ce que le télésecrétariat ?

le télésecrétariat

Le télétravail est une nouvelle forme d’emploi permettant aux entreprises de se décharger d’un certain nombre de tâches pour faire des économies mais aussi mieux se concentrer sur son activité principale. Le télésecrétariat fait partie des métiers qui rencontrent le plus de succès car procurent beaucoup d’avantages aux sociétés ou particuliers nécessitant un service de secrétariat à distance.

Description du télésecrétariat

Le télésecrétariat rassemble toutes les tâches normalement confiées à un service de secrétariat standard, mais effectué en tant qu’indépendant, généralement depuis le domicile de la télésecrétaire. On peut ainsi parler de secrétaire indépendante qui effectue les mêmes missions qu’une secrétaire salariée, mais à son propre compte. Il est indispensable qu’elle possède un numéro SIRET pour déclarer ses revenus, ou travailler au sein d’une société spécialisée comme une plateforme de télétravail (call center) ou une société de portage. Le télésecrétariat est ainsi rémunéré sur chaque prestation ayant fait l’objet d’un devis approuvé au préalable. Il dispense le client (entreprise ou particulier) de faire un contrat de travail et lui permet de profiter de services de secrétariat de qualité à moindre cout.

Compétences générales et spécifiques

Le télésecrétariat concerne en premier les tâches administratives et commerciales, comme la mise en page de documents, le classement de fichiers, la veille téléphonique, la prise de rendez-vous, la création de fichiers, l’établissement et l’envoi de factures, la gestion des courriers, le publipostage, la relance de clients… Ces tâches peuvent être réalisées de façon récurrente ou ponctuelle selon les besoins du client. Au vu du nombre croissant de télésecrétaires, certaines se font connaitre en tant que spécialistes d’un domaine spécifique. Ainsi on a les secrétaires juridiques, médicales, immobilières, industrielles ou encore spécialisée dans le bâtiment. Ces compétences spécifiques leur permettent de se distinguer des autres prestataires et de démarcher plus facilement des clients.

Pourquoi faire appel au télésecrétariat

Externaliser les services de secrétariat présente surtout un avantage financier. En effet, le fait de ne pas embaucher une salariée avec un contrat de travail, dispense le client de payer les charges salariales et les congés, ainsi que d’investissements matériels comme un bureau et le matériel informatique nécessaire à l’exécution du travail. Le client peut ainsi se concentrer sur son activité principale avec moins de ressources à gérer, tout en maitrisant son budget. Néanmoins, il faudra penser à faire signer un contrat de prestation et un de confidentialité au prestataire, car confier des tâches importantes à une personne externe à l’entreprise n’est pas toujours évidente.